Ako prebieha AI audit procesov

AI audit procesov je krátky projekt, ktorý zmapuje, kde vo firme opakovane strácate čas na rutinnej práci, a navrhne konkrétny plán, čo a v akom poradí automatizovať. Na konci dostanete zoznam procesov s odhadom náročnosti, nie len všeobecné odporúčanie. Trvá spravidla niekoľko týždňov a nezaväzuje vás k žiadnemu ďalšiemu kroku. Tento článok popisuje, ako audit u Grounly prebieha krok za krokom, aké podklady si naň pripraviť a čo presne na konci dostanete.

Čo audit rieši

Cieľom je konkrétny podklad na rozhodovanie, nie všeobecné odporúčanie typu "AI vám ušetrí čas".

Väčšina firiem tuší, že v niektorých činnostiach stráca čas, ale nevie presne určiť, kde sa oplatí nasadiť AI a kde by to bolo zbytočné, ani v akom poradí by sa mali jednotlivé kroky riešiť. Audit dá odpoveď na tri otázky:

• Ktoré procesy sa dajú automatizovať a v akom poradí, aby prvý výsledok prišiel čo najskôr.
• Koľko približne stojí nasadenie každého z nich a čo si vyžaduje z vašej strany.
• Kde automatizácia nedáva zmysel, napríklad pri procese, ktorý sa mení príliš často alebo je príliš malý na to, aby sa investícia vrátila.

Audit je súčasťou AI konzultácií a auditu a dá sa objednať samostatne, bez nadväzujúceho projektu.

Typický prípad: majiteľ menšej výrobnej firmy vie, že spracovanie objednávok a faktúr zaberá tímu veľa času, ale nemá kapacitu si sadnúť a rozobrať, ktorý z procesov automatizovať prvý, v akom poradí a čo by to stálo. Audit mu namiesto všeobecného "AI vám pomôže" dá konkrétny zoznam s číslami, o ktoré sa dá rozhodnúť.

Kedy sa audit oplatí a kedy nie

Audit dáva najväčší zmysel, keď máte viac než jeden kandidát na automatizáciu a neviete, ktorý riešiť prvý, alebo keď potrebujete pre vedenie či investora podklad s konkrétnymi číslami, nie len odhad. Naopak, ak už presne viete, ktorý proces chcete riešiť a poznáte jeho objem, môžete rovno prejsť k návrhu konkrétneho riešenia, napríklad automatizácie faktúr alebo spracovania dopytov, a audit preskočiť.

Ako prebieha krok za krokom

Celý postup má štyri kroky, od úvodného hovoru po odovzdanie zoznamu procesov s prioritou.

1. Úvodný hovor

Bezplatný 30-minútový rozhovor, kde poviete, aké procesy vás najviac zaťažujú a čo by ste chceli riešiť. Slúži na overenie, či audit dáva pre vašu firmu zmysel, a na dohodnutie rozsahu, teda koľko procesov sa bude v audite skúmať a kto z tímu sa doňho zapojí.

2. Zber podkladov

Popíšete nám priebeh vybraných procesov, prípadne poskytnete prístup k relevantným systémom (CRM, e-mail, e-shop, účtovníctvo) alebo vzorku dokumentov, s ktorými denne pracujete. Čím konkrétnejšie podklady, tým presnejší výsledok a tým menej času zaberú nasledujúce rozhovory, keďže väčšinu kontextu už máme z podkladov.

3. Analýza a rozhovory

Prejdeme si procesy s ľuďmi, ktorí ich reálne vykonávajú. Zaujíma nás, koľko času proces zaberá, kde vznikajú chyby a čo sa mení najčastejšie. Táto časť odhalí rozdiely medzi tým, ako proces vyzerá na papieri, a tým, ako skutočne funguje.

Rozhovory s ľuďmi na pozíciách, ktoré proces vykonávajú denne, sú dôležitejšie než rozhovor s vedením. Vedenie často popíše proces tak, ako bol nastavený pri zavedení, zatiaľ čo zamestnanci vedia, kde si prácu museli upraviť, aby fungovala v praxi. Práve tieto odchýlky sú miesta, kde sa najčastejšie stráca čas.

4. Návrh a odovzdanie

Dostanete zoznam procesov zoradených podľa priority, s odhadom pracnosti nasadenia a orientačnou cenou pre každý z nich. Súčasťou je aj odporúčanie, ktorý proces automatizovať ako prvý, a krátke zdôvodnenie, prečo práve ten. Výsledok si prejdeme spoločne na hovore, aby ste sa mohli spýtať na detaily a overiť si, či navrhnutý postup sedí s tým, ako proces reálne prebieha.

Čo dostanete na konci

Odhad úspory je vyjadrený opisne, napríklad "typicky hodiny týždenne pri ručnom prepisovaní faktúr", nie ako presné percento. Presné číslo sa dá overiť až po nasadení, kedy sa dá zmerať skutočný čas. Vyhýbame sa vymysleným percentám úspory zámerne: bez merania vo vašej konkrétnej firme by šlo len o odhad, ktorý sa ťažko overuje. Ako presnejšie počítať návratnosť po nasadení, popisuje článok o návratnosti investície do AI.

Aké podklady si pripraviť

Audit je rýchlejší a presnejší, keď vopred pripravíte:

1. Zoznam systémov, ktoré vo firme používate (CRM, účtovníctvo, e-shop, e-mail).
2. Vzorku dokumentov alebo dopytov, s ktorými pracujete najčastejšie, napríklad posledných dvadsať prijatých faktúr alebo dopytov.
3. Kontakt na človeka, ktorý proces reálne vykonáva, nielen na jeho nadriadeného.
4. Približný objem: koľko dopytov, faktúr alebo objednávok spracujete za týždeň.

Bez týchto podkladov sa dá audit spraviť tiež, ale trvá dlhšie, keďže väčšinu treba dohľadať počas rozhovorov.

Čo audit najčastejšie odhalí

Naprieč rôznymi typmi firiem sa v auditoch opakujú podobné vzory:

• Rovnaká informácia sa prepisuje viackrát. Údaje z dopytu prejdú z e-mailu do tabuľky a odtiaľ do CRM, pričom by stačilo zapísať ich raz.
• Know-how sedí v hlave jedného človeka. Postup nie je nikde zapísaný, a keď je daná osoba na dovolenke, práca sa spomalí alebo zastaví.
• Odpoveď zákazníkovi mešká, nie preto, že by bola zložitá, ale preto, že čaká v poradí. Jednoduché otázky trávia rovnaký čas vo fronte ako zložité.
• Kontrola kvality chýba alebo je nesystematická. Chyby sa odhalia až u zákazníka, nie interne pred odoslaním.

Tieto vzory sa dajú riešiť automatizáciou len vtedy, keď je proces vopred jasne popísaný. Preto je časť auditu venovaná práve tomu, ako proces skutočne prebieha, nie ako je zapísaný v internej smernici.

Po audite

Audit vás k ničomu nezaväzuje. Ak sa rozhodnete pokračovať, nadväzuje naň rovnaký postup ako pri AI agentoch a automatizáciách: návrh a cena bez záväzku, testovací režim, kde výstupy kontroluje človek, a až potom ostrá prevádzka. Nič sa nenasadzuje naostro bez toho, aby ste najprv videli, ako to funguje na reálnych dátach.

Rovnako je v poriadku vziať si výstup auditu a nasadenie riešiť postupne vo vlastnom tempe, prípadne časť procesov riešiť interne a časť zveriť dodávateľovi. Zoznam procesov s prioritou ostáva použiteľný bez ohľadu na to, kto ho napokon implementuje.

Ak výstupom auditu je napríklad spracovanie dopytov alebo faktúr, presnejší popis nájdete pri spracovaní dopytov alebo automatizácii faktúr. Pri objednávkach a internej znalostnej báze platí to isté: audit len určí prioritu, samotné riešenie má vlastný, samostatný popis a cenu.

Zhrnutie

AI audit procesov trvá niekoľko týždňov, nezaväzuje k ďalšiemu kroku a na konci dostanete konkrétny zoznam procesov s prioritou a orientačnou cenou namiesto všeobecného odporúčania. Ak chcete vedieť, kde vo vašej firme má automatizácia najväčší zmysel, napíšte nám cez formulár nižšie.