Automatizácia faktúr pomocou AI krok za krokom

AI automatizácia faktúr prečíta prichádzajúcu faktúru (PDF alebo naskenovaný dokument), rozpozná text pomocou OCR, vytiahne z neho dodávateľa, sumu, dátum splatnosti a ďalšie položky, skontroluje ich voči objednávke a zapíše do vášho účtovného systému. Človek kontroluje len prípady, kde si systém nie je istý alebo kde údaje nesedia, ostatné faktúry prejdú bez toho, aby ich niekto ručne prepisoval.

Ako to funguje

Čítanie faktúry

Prvý krok je OCR, rozpoznanie textu z naskenovaného alebo fotografovaného dokumentu. Pri faktúrach, ktoré prídu už ako digitálny PDF, tento krok často netreba, text sa dá prečítať priamo. Kvalita skenu alebo fotografie ovplyvňuje presnosť rozpoznávania, preto sa pri nastavovaní testuje aj na horšie čitateľných dokumentoch, nie len na vzorových príkladoch, ktoré vyzerajú lepšie, než je bežná realita.

Vytiahnutie údajov

Z prečítaného textu systém vytiahne konkrétne polia: dodávateľa, IČO, sumu s DPH aj bez DPH, dátum vystavenia a splatnosti, variabilný symbol, jednotlivé položky. Na rozdiel od šablóny, ktorá funguje len pre jeden formát faktúry, jazykový model zvládne rôzne rozloženia od rôznych dodávateľov bez toho, aby ste museli pre každého dodávateľa samostatne nastavovať, kde presne na faktúre ktorý údaj hľadať.

Kontrola voči objednávke

Ak firma vedie objednávky alebo zmluvy so schválenými sumami, systém vytiahnuté údaje porovná s nimi. Sedí suma, dodávateľ a položky? Ak áno, faktúra ide ďalej automaticky. Ak nie, systém ju označí a pošle na kontrolu človeku s vysvetlením, čo presne nesedí, napríklad že suma na faktúre je o desať eur vyššia než v potvrdenej objednávke. Bez vedenej objednávky sa dá porovnávať aspoň voči zoznamu schválených dodávateľov a orientačným cenovým rozpätiam, ktoré si vopred nastavíte spolu s nami.

Zápis do systému

Skontrolované údaje sa zapíšu priamo do účtovného softvéru alebo ERP cez API, bez ručného prepisovania. Priložený PDF ostáva pripojený k záznamu ako doklad, takže pri neskoršej kontrole alebo audite viete dohľadať pôvodný dokument aj k automaticky zapísanej faktúre rovnako ľahko, ako keby ju niekto zadal ručne.

Typický scenár

Typický prípad: menšia výrobná firma dostáva mesačne stovku faktúr od desiatok dodávateľov, každý v inom formáte, niektoré ako PDF priamo z e-mailu, iné naskenované z papiera. Účtovníčka dnes každú otvorí, prepíše sumu, dátum a variabilný symbol do účtovného systému a priradí ju k správnej objednávke. Po nasadení automatizácie agent faktúru prečíta, vytiahne rovnaké údaje, porovná ich s objednávkou v systéme a ak všetko sedí, rovno ju zaeviduje. Účtovníčka namiesto celého objemu faktúr rieši už len tie, pri ktorých agent nahlási nezhodu, napríklad inú sumu, než bola dohodnutá, alebo faktúru od dodávateľa, ktorý v systéme ešte nie je.

Aké chyby systém odhalí

• Nesúlad sumy s objednávkou. Faktúra žiada inú sumu, než bola dohodnutá alebo potvrdená.
• Duplicitná faktúra. Rovnaká faktúra príde druhýkrát, napríklad omylom preposlaná.
• Chýbajúce alebo nečitateľné údaje. Zlý sken, kde OCR nevie spoľahlivo prečítať kľúčové pole.
• Neznámy dodávateľ. Faktúra od firmy, ktorá doteraz v systéme nefigurovala a treba ju najprv založiť.
• Nesprávne priradenie k objednávke. Faktúra sa nedá jednoznačne spárovať so žiadnou existujúcou objednávkou.

Všetky tieto prípady idú na kontrolu človeku namiesto automatického spracovania, čo je presne opačný prístup než „dôverovať a dúfať" pri plnej automatizácii bez kontroly. Cieľom nie je nahradiť účtovníčku, ale odstrániť opakované ručné prepisovanie a nechať jej čas na prípady, ktoré si skutočne vyžadujú posúdenie a odborný úsudok.

Postup nasadenia

1. Úvodný hovor. 30 minút zdarma, zmapujeme, koľko faktúr mesačne spracúvate, od koľkých dodávateľov prichádzajú a v akom účtovnom systéme ich vediete.
2. Návrh a cena. Popíšeme presný postup, napojenie na váš účtovný alebo ERP systém a cenu, bez záväzku. Ak si nie ste istí rozsahom, návrh môže obsahovať aj odporúčanie, ktoré typy faktúr automatizovať ako prvé.
3. Testovací režim. Automatizácia beží na reálnych faktúrach popri bežnej práci účtovníčky, ktorá kontroluje každý výstup. Nezrovnalosti sa v tejto fáze používajú na doladenie pravidiel, nie na hodnotenie systému.
4. Ostrá prevádzka. Po odsúhlasení výsledkov systém spracúva faktúry naostro. Priebežne sledujeme, ako presne funguje, a dolaďujeme pravidlá pri nových typoch dodávateľov alebo formátov.

Čím sa to líši od klasického OCR softvéru

Staršie riešenia na spracovanie faktúr fungujú na pevných šablónach: pre každý formát faktúry treba ručne nastaviť, kde presne sa nachádza suma, dátum alebo variabilný symbol. Pri novom dodávateľovi s iným rozložením faktúry treba pridať novú šablónu, inak extrakcia zlyhá alebo vytiahne nesprávne údaje. AI riešenie namiesto pevnej šablóny rozumie obsahu faktúry ako textu, podobne ako by ho čítal človek, takže nový formát spravidla zvládne bez toho, aby ste museli čokoľvek preškoľovať alebo nanovo nastavovať, čo je hlavný rozdiel oproti staršej generácii nástrojov na spracovanie dokumentov.

Kde ostáva kontrola človeka

Automatizácia nezruší kontrolu, presunie ju na výnimky. Faktúry, ktoré sedia s objednávkou a sú od známeho dodávateľa, prejdú bez zásahu. Nové sumy, nezhody alebo neznámi dodávatelia idú na schválenie človeku, to isté platí pre platbu samotnú, tú spúšťa vždy človek, systém platbu nikdy neiniciuje sám. Táto hranica sa dá nastaviť aj prísnejšie, napríklad tak, že aj bezproblémové faktúry nad určitú sumu vždy vyžadujú schválenie, bez ohľadu na to, či sedia s objednávkou. Presné nastavenie hraníc je súčasťou návrhu, nie niečo, čo sa dohaduje až po spustení.

Koľko to stojí

Ceny sú bez DPH. Presnú sumu pre váš objem faktúr a účtovný systém spresníme po úvodnom hovore, kompletný cenník je na stránke cenník. Nastavenie sa platí v troch etapách: časť po podpise zmluvy, časť po overení v testovacom režime a zvyšok po nasadení do ostrej prevádzky.

Pre koho sa to oplatí

Automatizácia faktúr dáva zmysel firmám, ktoré mesačne spracúvajú desiatky až stovky faktúr ručne, typicky účtovníkom a účtovným firmám, ale aj firmám s vlastným účtovným oddelením alebo výrobným firmám s veľkým počtom dodávateľov materiálu. Ak faktúr príde len pár mesačne, ručné spracovanie môže byť naďalej rýchlejšie než návratnosť automatizácie, v takom prípade sa oplatí najprv zvážiť iný proces, napríklad spracovanie objednávok alebo dopytov.

Účtovným firmám, ktoré spracúvajú faktúry pre viacerých klientov naraz, prináša automatizácia navyše výhodu, že rovnaké pravidlá kontroly platia naprieč klientmi, a nový klient sa dá pripojiť bez toho, aby sa musel meniť samotný postup spracovania.

Podobné procesy, dopyty, objednávky, e-maily, rozoberáme v texte 7 procesov, ktoré malá firma zautomatizuje ako prvé. Ak si nie ste istí, či sa automatizácia pri vašom objeme oplatí, konzultácia to vie overiť vopred, vrátane odhadu, koľko času by vám mesačne reálne ušetrila.

Zhrnutie

AI automatizácia prečíta faktúru, vytiahne z nej údaje, skontroluje ich voči objednávke a zapíše do účtovného systému, človek rozhoduje len pri výnimkách a pri samotnej platbe. Ak chcete vedieť, ako by to fungovalo s vaším účtovným systémom a počtom faktúr, napíšte nám cez formulár nižšie.